El respaldo que nunca probaste no es un respaldo

Lunes en la mañana. La computadora de la caja prende, hace un ruido raro y se queda en una pantalla negra. El técnico llega a las dos de la tarde y te dice lo que ya sospechabas: el disco está muerto. Ahí adentro estaban las ventas de los últimos tres años, el catálogo completo con precios y modificadores, los datos fiscales de los clientes que facturan cada quincena y la carpeta donde el contador guardaba los XML. Abres a la una. Y no tienes idea de cuándo fue la última vez que alguien copió algo de ahí a otro lado.

No hace falta un disco quemado. Basta con que roben la tablet del piso, que un empleado borre la carpeta equivocada, que un archivo se encripte por un correo mal abierto o que dejes de pagarle a un proveedor y te cierre el acceso a tu propia información. El evento cambia; el resultado es el mismo.

Qué tienes que poder recuperar, no qué tienes que respaldar

Es distinto. La pregunta útil no es "¿qué archivos copio?", sino "si mañana desaparece todo, ¿qué necesito para abrir y para responderle a quien me pregunte?". Con esa lista en la mano el respaldo se arma solo:

• Historial de ventas. Tickets, cortes de caja, ventas por producto y por turno. Es tu única base para comparar temporadas, para costear y para defender un número si alguien lo cuestiona.
• Catálogo y precios. Productos, categorías, modificadores, notas de cocina, combos. Reconstruir un menú completo a mano se lleva días de alguien.
• Facturación. Los XML, no nada más los PDF. El PDF es una impresión; el archivo que vale es el otro. Y también el padrón de datos fiscales de tus clientes frecuentes.
• Nómina, propinas y asistencia. Todo lo que usas para calcular pagos y lo que necesitarías si alguien reclama.
• Inventario y recetas. Costos de insumos, recetas estándar, proveedores con sus precios. Esto casi siempre vive en una hoja de cálculo en la computadora de una sola persona.
• Contactos. Reservaciones, clientes del programa de lealtad, base de teléfonos. Si se va, se va tu manera de avisarle a la gente.
• Accesos. Usuarios, contraseñas y llaves de tus sistemas, guardados donde no dependan de la memoria del gerente que renunció el mes pasado.

Dónde vive y quién responde por ello

Si tu sistema es local —todo corre en la computadora del restaurante—, el responsable del respaldo eres tú. Nadie más lo va a hacer. Necesitas una copia automática que salga de ese equipo todos los días y termine en otro lado: un disco externo que no viva conectado permanentemente y, además, una copia fuera del restaurante. Fuera del restaurante importa porque el mismo incendio, la misma inundación y el mismo robo se llevan la computadora y el disco que estaba junto a ella.

Si tu sistema es en la nube, el respaldo lo hace el proveedor, pero eso no te libera de preguntar. Cuatro preguntas concretas, y la respuesta debe llegarte por escrito:

• ¿Cada cuánto se respalda y cuánto tiempo atrás puedo recuperar?
• ¿Cuánto tardaría en volver a operar si algo se pierde? No en horas teóricas: qué pasa un sábado a las nueve.
• ¿Puedo exportar yo mismo mi información, cuando quiera, sin pedir permiso?
• ¿En qué formato sale? Un archivo que solo abre su software no es un respaldo, es una correa.

Un detalle que confunde a mucha gente: sincronizar no es respaldar. Si tienes una carpeta que se sincroniza sola y alguien borra un archivo, se borra en todos lados. La sincronización copia el error igual de rápido que copia el trabajo. Un respaldo de verdad guarda versiones anteriores a las que puedas volver.

El respaldo que nadie ha restaurado es una suposición

Esta es la parte que casi nadie hace y la que decide todo. Hay carpetas de respaldo que llevan dos años llenándose de archivos rotos, respaldos que se detuvieron en marzo porque el disco se llenó y nadie leyó el aviso, y exportaciones que pesan lo correcto pero se abren vacías.

Una vez cada tres meses, con el restaurante cerrado, haz esto: agarra el respaldo más reciente, ábrelo en otro equipo y busca algo específico. Las ventas de un martes cualquiera. El precio de un platillo. El XML de una factura de hace medio año. Si lo encuentras completo y legible, tu respaldo sirve. Si no, mejor enterarte ese martes que el día del disco muerto.

Y define quién lo revisa. "El que esté" significa nadie. Una persona con nombre, una fecha en el calendario y una nota escrita de qué encontró.

Qué hacer primero

1. Escribe en una hoja dónde vive cada cosa de la lista de arriba: ventas, catálogo, XML, nómina, inventario, contactos. Vas a descubrir que dos o tres están en la laptop personal de alguien.
2. Exporta hoy lo que puedas exportar y guárdalo en un lugar que siga siendo tuyo aunque cambies de proveedor.
3. Si tu sistema es local, deja programado un respaldo automático diario a un destino fuera del equipo. Manual no aguanta una semana pesada.
4. Manda las cuatro preguntas a tu proveedor y guarda la respuesta.
5. Agenda la prueba de restauración del próximo trimestre con nombre y fecha, hoy, antes de que se te olvide.

Nada de esto evita que un disco truene o que alguien se lleve la tablet. Lo que cambia es cuánto te cuesta: si es un mal rato de dos horas o si es reconstruir tres años de operación a mano.